Op de juiste manier aanmanen
Aanmaning: betekenis, voorbeeld en wanneer stuur je deze?
Een aanmaning is een schriftelijk verzoek aan een klant of debiteur om een openstaande factuur alsnog te betalen. Je stuurt een aanmaning meestal nadat een eerdere betalingsherinnering geen resultaat heeft gehad. De toon is formeler en dwingender dan die van een herinnering: je wijst de klant op de verstreken betaaltermijn en kondigt eventueel vervolgstappen aan.
Er kunnen meerdere aanmaningen volgen voordat een vordering naar de incasso gaat. Op deze pagina lees je wat een aanmaning precies betekent, wanneer je er een stuurt, wat het verschil is met een herinnering en hoe een aanmaningsbrief eruitziet.
Wat betekent een aanmaning?
De betekenis van een aanmaning is: een officiële, schriftelijke sommatie om te betalen. Waar een betalingsherinnering nog vriendelijk en vrijblijvend is, heeft een aanmaning een formeler karakter. Je stelt de klant met een aanmaning in gebreke: je geeft een laatste redelijke termijn om te betalen en maakt duidelijk dat uitblijvende betaling gevolgen heeft, zoals incassokosten en wettelijke rente. Juridisch gezien is deze ingebrekestelling vaak een noodzakelijke stap voordat je verdere incassomaatregelen kunt nemen.
Wanneer stuur je een aanmaning?
Je stuurt een aanmaning wanneer een klant je factuur niet binnen de afgesproken betaaltermijn heeft betaald én een eerdere betalingsherinnering niet tot betaling heeft geleid. Het aanmanen tot betaling verloopt meestal in vaste stappen:
- Factuur – je verstuurt de factuur met een betaaltermijn (vaak 14 of 30 dagen).
- Betalingsherinnering – is de termijn verstreken, dan stuur je eerst een vriendelijke herinnering, eventueel stuur je er meerdere. Meer over deze stap lees je op onze pagina over de betalingsherinnering.
- (Eerste) aanmaning – blijft betaling uit, dan volgt een formelere aanmaning.
- Laatste aanmaning – een laatste sommatie, met aankondiging van incasso.
- Incasso – betaalt de klant nog steeds niet, dan draag je de vordering over.
Eerste, tweede en laatste aanmaning
In de praktijk stuur je zelden maar één aanmaning. De toon wordt bij elke stap dwingender:
• Eerste aanmaning – je wijst de klant op de openstaande factuur en de verstreken termijn, en vraagt om betaling binnen bijvoorbeeld 14 dagen.
• Tweede aanmaning – een herhaalde, formelere sommatie als de eerste zonder resultaat blijft.
• Laatste aanmaning – de definitieve sommatie, waarin je aankondigt dat de vordering bij uitblijvende betaling naar de incasso gaat en dat incassokosten en rente voor rekening van de klant komen.
Hoeveel aanmaningen je stuurt, bepaal je zelf. Belangrijk is dat je consequent bent en de klant steeds een redelijke termijn geeft.
Voorbeeld van een aanmaningsbrief
Een goede aanmaningsbrief is zakelijk, duidelijk en volledig. De vaste onderdelen zijn:
• je bedrijfsgegevens en de datum;
• het factuurnummer en de oorspronkelijke factuurdatum;
• het openstaande bedrag;
• een duidelijke betaaltermijn;
• de aangekondigde vervolgstap bij niet-betalen.
Wil je meteen aan de slag? Kijk op onze pagina met het aanmaningsvoorbeeld.
Wat als aanmanen niet werkt?
Blijven je aanmaningen zonder resultaat, dan hoef je het er niet bij te laten zitten. Je kunt de vordering uit handen geven aan een incassobureau. Cannock neemt het volledige traject over – van een laatste aanmaning tot minnelijke en zo nodig juridische incasso – en int je factuur respectvol, met behoud van de klantrelatie. Je betaalt pas bij resultaat en de wettelijke incassokosten komen voor rekening van je klant.
Veelgestelde vragen over de aanmaning
Heb je regelmatig te maken met te late betalingen? Dan is Cannock Debiteurenbeheer voor jou misschien een betere oplossing. Klik hieronder voor meer info.