Informatie en voorbeelden
Betalingsherinnering: wanneer en hoe
Een betalingsherinnering is een vriendelijk bericht per brief of mail waarin je een klant eraan herinnert dat een factuur nog openstaat, vóórdat je overgaat tot een aanmaning. Op deze pagina vind je praktische voorbeeldteksten die je direct kunt gebruiken: voor zowel een herinneringsbrief als een herinneringsmail.
Je stuurt een betalingsherinnering meestal kort nadat de betaaltermijn is verstreken; blijft betaling uit, dan volgt een tweede herinnering en daarna een aanmaning. Hieronder lees je wanneer je een betalingsherinnering verstuurt, zie je voorbeeldenteksten en lees je over het verschil met een aanmaning en een herinneringsfactuur.
Wanneer stuur je een betalingsherinnering?
Je stuurt een betalingsherinnering zodra de betaaltermijn van je factuur is verstreken en de betaling uitblijft. Vaak is een factuur simpelweg vergeten, dus een vriendelijke herinnering is meestal genoeg. Het proces ziet er zo uit:
- Factuur – verstuurd met een betaaltermijn (meestal 14 of 30 dagen).
- Betaaltermijn verstreken – de betaling is nog niet ontvangen.
- Eerste betalingsherinnering – vriendelijk en vrijblijvend.
- Tweede betalingsherinnering – iets dwingender, met aankondiging van vervolgstappen.
- Aanmaning – een formele sommatie als ook de herinneringen niet werken. Meer over deze stap lees je in de uitleg over aanmaningen.
Een herinnering verschilt van een aanmaning: een herinnering is vriendelijk en vrijblijvend, terwijl een aanmaning formeler is en de klant in gebreke stelt.
Voorbeeld betalingsherinnering per brief
Dit is de meest gebruikte variant: een korte, vriendelijke herinneringsbrief. Vul je eigen gegevens in tussen de haakjes:
Betreft: herinnering openstaande factuur [factuurnummer]
Geachte heer/mevrouw [naam],
Volgens onze administratie staat factuur [factuurnummer] van [factuurdatum] à € [bedrag] nog open. De betaaltermijn is onlangs verstreken en waarschijnlijk is het aan uw aandacht ontsnapt.
Wij verzoeken u vriendelijk het bedrag van € [bedrag] binnen 14 dagen over te maken op [IBAN], onder vermelding van [factuurnummer]. Heeft u inmiddels betaald? Dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen.
Met vriendelijke groet,
[Naam] · [Bedrijfsnaam]
Voorbeeld betalingsherinnering per e-mail
Een herinnering per mail is korter en informeler dan een brief – en in B2B vaak sneller en effectiever. Een voorbeeld:
Onderwerp: Herinnering – factuur [factuurnummer] nog open
Beste [naam],
Een kleine herinnering: factuur [factuurnummer] van € [bedrag] staat volgens onze administratie nog open – waarschijnlijk over het hoofd gezien.
Zou je het bedrag binnen 14 dagen willen overmaken op [IBAN], onder vermelding van [factuurnummer]? Al betaald? Dan is deze mail niet meer nodig.
Alvast bedankt en met vriendelijke groet,
[Naam]
Heb je regelmatig te maken met te late betalingen? Dan is Cannock Debiteurenbeheer voor jou misschien een betere oplossing. Klik hieronder voor meer info.
Voorbeeldteksten betalingsherinnering
Schrijf je zelf je herinneringsbrief of -mail? Dan zijn hier enkele losse zinnen die je kunt knippen en plakken in je eigen bericht:
• Openingszin: “Volgens onze administratie staat factuur [nummer] nog open.”
• Betaaltermijn-zin: “Zou u het bedrag van € [bedrag] binnen 14 dagen willen overmaken op [IBAN]?”
• Afsluitende zin: “Heeft u inmiddels betaald? Dan kunt u dit bericht als niet verzonden beschouwen.”
Vriendelijke tekst betalingsherinnering
Voor webshops, zzp'ers en kleine ondernemers past soms een luchtigere toon dan de zakelijke brief hierboven. Een voorbeeld:
“Hoi [naam],
Even een klein duwtje in de rug: factuur [factuurnummer] van € [bedrag] staat nog open.
Kun je 'm deze week overmaken? Dan is dit berichtje meteen weer vergeten. Alvast bedankt!”
Deze variant werkt goed bij een informele klantrelatie, maar let op: bewaar de zakelijke brief voor situaties waarin de toon van je merk of de relatie met de klant formeler moet blijven.
Eerste en tweede betalingsherinnering: wat is het verschil?
Een eerste betalingsherinnering is vriendelijk en gaat ervan uit dat de factuur simpelweg over het hoofd is gezien. Blijft betaling na de eerste herinnering uit, dan stuur je een tweede: die is iets dwingender van toon en benoemt expliciet dat er een aanmaning volgt als er nog steeds niet wordt betaald. Zo bouw je stap voor stap op richting een aanmaning, zonder meteen hard van stapel te lopen.
Betalingsherinnering vs. herinneringsfactuur
De termen betalingsherinnering en herinneringsfactuur worden vaak door elkaar gebruikt, maar er wordt hetzelfde mee bedoeld: een bericht dat een klant wijst op een al verstuurde, nog openstaande factuur. Het is geen nieuwe factuur, maar een herinnering aan de bestaande.
Veelgestelde vragen over de betalingsherinnering
Je incasso liever uitbesteden? Via BeterBetaald, ons abonnement voor het MKB, dien je eenvoudig dossiers in, volg je de voortgang live en heb je altijd inzicht in de status van je vorderingen. Klik hieronder voor meer info.