Skip to the content

​De papieren acceptgiro verdwijnt. Hoe stap je als organisatie efficiënt over op digitaal betalen? Rijswijk Wonen deed het met de expertise van Cannock. De corporatie vertelt over alle ervaringen, verwachtingen én resultaten.

Hoe kwam Rijswijk Wonen bij Cannock uit voor de overstap van papier naar digitaal?

Lieneke Verberne (coördinator rayon): Anderhalf jaar geleden hebben we ons huurincasso-proces volledig uitbesteed aan Cannock. Vanuit deze samenwerking kwam de overgang van papier naar digitaal ter sprake. Het was een proactief aanbod van Cannock. We wisten al dat de papieren acceptgiro in 2019 verdwijnt, maar de overstap naar digitale betaalwijzen hadden we nog niet op onze agenda staan. Gezien alle voordelen zijn we blij dat we het nu al hebben opgepakt.”.

Over welke voordelen heb je het dan?

Rob Straver (projectleider en medewerker informatievoorziening): “Het levert een besparing op van enkele euro’s per acceptgiro en we maken minder kosten voor de bankverwerking. Het vermindert uiteraard ook het papiergebruik en digitaal betalen zorgt bovendien voor betaalgemak bij huurders.”

Hoe is het project opgestart?

Esmee Remmerswaal (communicatieadviseur): “Rijswijk Wonen heeft eerst in kaart gebracht wat de kosten voor het project bedroegen en wat het onze woningcorporatie zou opleveren. Toen het managementteam akkoord was met de investering, is een projectgroep samengesteld. Vanaf het moment dat we hiervoor met Cannock om de tafel zaten, ging het vrij snel. Binnen een aantal maanden zou het project afgerond worden.”

“Voor onze huurders had Cannock onder andere ook een YouTubefilmpje gemaakt met ons logo waarin alles duidelijk werd uitgelegd“.

Esmee Remmerswaal van Rijswijk Wonen

Hoe werden jullie ontzorgd door Cannock?

Esmee: “Op communicatiegebied lag er een compleet plan klaar, omdat Cannock dit project al bij meerdere partijen heeft begeleid. Aanpassing naar onze eigen situatie was relatief simpel. Zo hadden we direct alles in handen om met onze huurders de naderende overstap te kunnen communiceren. Voor onze huurders had Cannock onder andere ook een YouTube-filmpje gemaakt met ons logo waarin alles duidelijk werd uitgelegd. Ook waren er specifieke telefoonnummers en e-mailadressen ingericht voor vragen over digitaal betalen.”

Rob: “Cannock hield in ons systeem bij welke huurders waren overgestapt naar automatische incasso of AcceptEmail en handelden met hun eigen klant contact center eventuele vragen van huurders af.”

Wat moest Rijswijk Wonen zelf doen?

Rob: “Onze bedrijfsvoering moest van alle huurders die nog niet digitaal betalen de gegevens uit het systeem halen. Dat was best een lastige kluif. Het waren er 1700. Gelukkig filterde Cannock voor ons alle relevante gegevens eruit. Daarnaast waren wij zelfverantwoordelijk voor het inregelen van de AcceptEmail. Dat was vooraf niet helemaal duidelijk, maar is uiteindelijk prima gelukt. Cannock hielp ons hierbij met een aangeleverd format. Dat was fijn.”

Hoe zat het met werkafspraken?

Lieneke: “Tussen Cannock en Rijswijk Wonen waren vooraf werkafspraken gemaakt, zodat iedereen wist wat van wie verwacht mocht worden. Dat gaf vertrouwen en rust. Op enkele lastige vaktermen in de actielijst na, was alles helder opgesteld door Cannock.”

Hoe hield Rijswijk Wonen vinger aan de pols?

Rob: “In de opstartfase hebben we met elkaar om de tafel gezeten. Toen het project eenmaal liep, hadden we wekelijks (telefonisch) overleg met Cannock over de voortgang.”

Waren er bijzondere zaken of situaties tijdens het project?

Esmee: “Elke huurder die binnen 4 weken overstapte, ontving van Cannock een tijdschriftenbon van € 15 als extra prikkel om over te stappen naar digitaal betalen.”

Welke concrete resultaten zijn er behaald?

Esmee: “In de eerste maand is in totaal 67% van de benaderde huurders overgestapt. Dit loopt overigens nog op. Dat is dus boven verwachting. Uiteraard hopen we ook dat het makkelijker maken van de huurbetalingen bijdraagt aan een lager huurachterstandspercentage.”

Is er intern veel veranderd door dit project?

Rob: “Ons werk is door de overstap niet veel veranderd. Het systeem waarin we werken is hetzelfde gebleven. We moeten nu alleen zaken anders opslaan en wegsturen naar een andere partij.”

Wat is de terugverdientijd van dit project?

André van den Ende (projectmanager Cannock) “De investering verdient zich volgens de businesscase in 10 maanden terug bij een besparing van € 3,50 per overgestapte huurder en 60% migratie. Daar zat Rijswijk Wonen de eerste maand al boven. Dus de exacte terugverdientijd kan in de praktijk anders uitvallen. Als je ziet welke kosten per acceptgiro bespaard worden, dan is het voor Rijswijk Wonen zeker de moeite waard geweest om nu al over te stappen. Overigens ontzorgen wij onze klanten bij deze migratie volledig op basis van no cure no pay.”

Hoe kijken jullie terug op het traject?

Lieneke: “Goed. Onze doelstelling is ruimschoots behaald. Maar, we streven naar 100%. Onze huurders hebben overigens tot 1 augustus om over te stappen, daarna worden er geen papieren acceptgiro’s meer verzonden en is de huurder zelf verantwoordelijk voor het overmaken van het juiste huurbedrag. Uiteraard communiceren wij hier veelvuldig over en blijven wij makkelijke overstapmogelijkheden bieden.”

Hoe zit het met de nazorg door Cannock?

Rob “Het project is weliswaar afgerond, maar Cannock blijft ons voorlopig ondersteunen. Hun klant contact center blijft tot die tijd vragen van onze huurders opvangen en beantwoorden. Ook verwerken zij nog mutaties van overstappers in ons systeem.”